In een gedigitaliseerde wereld vormen gegevens de basis voor verreikende en veelbelovende zakelijke beslissingen. Maar bedrijven kunnen deze voordelen alleen benutten als zij kunnen vertrouwen op duurzame gegevensbescherming. Terwijl het voor particulieren meestal vervelend is wanneer belangrijke gegevens zoals foto’s of dergelijke verloren gaan, kan het voor bedrijven gevaarlijk zijn voor hun bedrijf. Deze how-to beantwoordt de belangrijkste vragen over gegevensback-up.
Moet er een back-up van de gegevens worden gemaakt?
De vraag of van gegevens een back-up moet worden gemaakt, is eigenlijk achterhaald. Gegevens zullen ooit verloren gaan, of u dat nu wilt of niet. Soms wordt een bestand per ongeluk verwijderd, soms is het malware die uw bestanden beschadigt – en in andere gevallen is uw hardware kapot. De vraag is dus eerder hoe je je kunt voorbereiden op dit ongeluk. Backups zijn daarbij essentieel.
Bovendien verplicht §238 van het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) bedrijven om een deugdelijke administratie bij te houden en bijgevolg uw gegevens naar behoren te archiveren. De termen back-up en archief mogen in geen geval als synoniemen worden gebruikt. Terwijl een back-up tot doel heeft verloren gegevens zo snel mogelijk te herstellen, probeert u met een archief uw gegevens op lange termijn toegankelijk te houden. U moet ook denken aan een back-up voor uw gegevensarchief.
Opgelet: Gegevensback-up en gegevensbeveiliging zijn niet hetzelfde! Terwijl u verlies probeert te onderscheppen door middel van gegevensback-up, is gegevensbeveiliging erop gericht uw gegevens te beschermen tegen toegang door derden. Het gaat echter niet alleen om versleuteling door middel van wachtwoorden, maar ook om de naleving van de gegevensbescherming. Het is waar dat het verlies van gegevens ook gepaard kan gaan met een verlies van gegevensbeveiliging – maar er zijn genoeg voorbeelden waar dit niet het geval is.
Gegevensback-up met 3-2-1: waar gaat het om?
oe maakt u op de juiste manier een back-up van uw gegevens? Een vaak geadviseerde methode is het 3-2-1 principe. Dit is bedoeld om het risico van gegevensverlies zo klein mogelijk te houden. Want één ding is duidelijk: het risico neemt evenredig af met het aantal back-upkopieën. De vuistregel is: 3 reservekopieën – 2 opslagmedia – 1 extern opslagmedium. Maak een back-up van uw originele bestand met ten minste twee kopieën, zodat u drie versies hebt. Deze reservekopieën moeten op twee verschillende opslagmedia worden gemaakt om te voorkomen dat één medium uitvalt. Om ervoor te zorgen dat u beschermd bent, zelfs als uw datacenter uitvalt, moet één kopie op een extern opslagmedium worden opgeslagen. Op die manier hebt u voldoende back-ups voor het geval uw bestanden beschadigd of gewist worden.
Vooral in de huidige bedrade wereld kan het ook gebeuren dat alle computers in een bedrijf verbonden zijn met hetzelfde datacentrum (bv. server). Als deze niet toegankelijk of beschadigd is, hebt u in het ergste geval geen toegang meer tot uw gegevens. Daarom moet u ervoor zorgen dat u een externe gegevensback-up uitvoert. Er zijn vele manieren om dit te doen: u kunt kiezen voor externe harde schijven of USB-sticks – of een back-up van uw gegevens maken op een andere vestiging. Maar omdat met name kleine bedrijven of zelfstandigen vaak geen tweede locatie hebben, kunt u er ook voor kiezen uw gegevens in de cloud op te slaan.
Cloud of geen cloud, dat is de vraag hier
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het maken van back-ups van uw gegevens via de cloud: Ten eerste beschermt het u tegen het breken of verloren gaan van uw fysieke back-up. Cloud providers beschermen de gegevens die bij u op verschillende serversystemen zijn opgeslagen tegen verlies. Bovendien hebt u toegang tot uw gegevens vanaf elk apparaat met een internetverbinding – u bent dus niet langer gebonden aan uw pc of laptop. Als bijvoorbeeld de batterij leeg is, kunt u ook via een smartphone toegang krijgen tot de bestanden. Maar het grootste pluspunt is het gemak: u hoeft er niet meer aan te denken om uw wijzigingen in het document op te slaan. In plaats daarvan worden ze rechtstreeks naar de cloud geüpload.
Aangezien echter veel belang wordt gehecht aan gegevensbescherming, met name in Duitsland, schrikken bedrijven van elke omvang er nog steeds voor terug om de stap naar de cloud te zetten – vooral als de richtsnoeren inzake gegevensbescherming verwarrend zijn of niet aan de EU-norm voldoen. Veel besluitvormers vragen zich daarom af hoe veilig de stap naar de cloud is. Beslissen hoe veilig de gegevens in uw cloud zijn, hangt af van twee vragen: Wat voor soort gegevens wilt u opslaan? En welke cloud provider gebruikt u? Gegevensmisbruik en hackeraanvallen zijn ernstige gevaren die de balans kunnen doen doorslaan tegen het gebruik van de cloud.
Weeg daarom bij het nemen van een beslissing altijd af welke gegevens in de cloud moeten worden opgeslagen en hoe gevoelig deze gegevens zijn. Als u de stap naar de cloud wilt zetten, zorg er dan voor dat u onder alle omstandigheden de juiste ISO 27001-certificering hebt.
Veel opties – één oplossing?
Zoals reeds werd aangestipt bij de vraag of u uw gegevens in de cloud moet opslaan: er bestaat geen universele oplossing voor uw behoeften. Tegelijkertijd heeft dit echter het voordeel dat u uw gegevensback-up volledig individueel kunt vormgeven. Hierna worden vier opties voor fysieke gegevensback-up gepresenteerd: Schijven, externe harde schijven, magnetische tape en servers.Een rond ding? – Back-up van gegevens op schijven
Op het eerste gezicht zijn optische gegevensopslagmedia zoals een CD of BluRay een voor de hand liggende oplossing voor gegevensback-up. Ook u hebt waarschijnlijk wel eens een back-up gemaakt van gegevens zoals muziek of video’s op schijfjes. Tot een paar jaar geleden had elke laptop een CD-drive waarmee gemakkelijk gegevens van CD’s konden worden geïmporteerd of geëxporteerd. Bovendien zijn CD’s bijzonder goedkoop.
Feit is echter dat bijna geen enkele laptop tegenwoordig nog een CD-drive heeft. U kunt natuurlijk ook een externe schijf gebruiken. Bovendien hebben gebrande CD’s een bijzonder korte houdbaarheid van ongeveer vijf jaar. Gebrande DVD’s hebben een gemiddelde houdbaarheid van 30 jaar, terwijl Blu-Rays tot 50 jaar mee kunnen gaan. Niettemin is het risico van onjuiste opslag of behandeling over het algemeen het grootst bij discs, waardoor hun houdbaarheid sterk kan worden beperkt. Bovendien hebben zelfs Blu-Rays gewoonlijk een opslagcapaciteit van 25-50 GB. Daarom wordt zelfs solo-zelfstandigen geadviseerd geen optische schijven te gebruiken als hun enige oplossing voor gegevensback-up. Maar helemaal geen gegevensback-up maken is een veel slechtere oplossing. Daarom is het in uitzonderlijke situaties beter te vertrouwen op optische stations dan helemaal niets te doen.
Handig en praktisch: externe harde schijven
Sinds enige tijd worden externe harde schijven ook gebruikt voor gegevensback-up in particuliere huishoudens: ze hebben nu een opslagcapaciteit van meerdere terabytes en zijn tegelijkertijd bijzonder handig. Gewoon via een USB-poort op de PC aansluiten en de gegevens zijn er in een mum van tijd op opgeslagen. Daarom zijn zij bijzonder geschikt voor kleinere ondernemingen als tweede en extern opslagmedium.Niettemin hebben externe harde schijven ook een betrekkelijk geringe houdbaarheid van ongeveer vijf jaar. Bovendien zijn zij niet beschermd tegen schade aan de hardware indien zij niet op de juiste wijze worden opgeslagen of gebruikt. Aangezien een harde schijf ook een fysiek medium is, vormen valschade en het daaruit voortvloeiende verlies van gegevens een enorm risico. Grotere ondernemingen moeten dan ook de 3-2-1 regel hanteren en externe harde schijven alleen gebruiken als een deelcomponent voor een uitgebreide gegevensback-up.
Niet te doden – magneetband
Ondanks hun leeftijd zijn magneetbanden nog steeds een optie voor gegevensback-up waar veel bedrijven op vertrouwen. Ze zijn goedkoop in aanschaf en kunnen veilig worden opgeborgen in een kluis. Met een levensduur tot 30 jaar gaan ze bovendien veel langer mee dan compact discs of harde schijven. Het probleem met magnetische banden is dus niet de media, maar veeleer de manier waarop ze worden behandeld.Hoewel de banden niet duur zijn, brengt het bijbehorende station hoge kosten met zich mee. Bovendien moet worden opgemerkt dat de hersteltijden bijzonder hoog zijn. Als u uw verloren gegevens zo snel mogelijk wilt hebben, is tijd de aartsvijand. Daarom moet u deze aspecten in gedachten houden wanneer u magneetband als backupmedium kiest.
De servervariant: Network Attached Storage (NAS)
De meest gebruikte variant in bedrijven is tegenwoordig Network Attached Storage (NAS) – het maken van back-ups van uw eigen bestanden op een server. Deze is op dezelfde manier opgebouwd als een standaardcomputer: hij heeft een behuizing, een besturingssysteem en een processor. Bovendien worden gewoonlijk meerdere harde schijven in zogenaamde rekken geïnstalleerd. Het gebruik van een groot aantal harde schijven en het daarmee gepaard gaande gebruik van een goed afgesteld RAID-systeem voorkomt ook het risico van hardwareschade: De gegevens worden niet alleen op één harde schijf opgeslagen. Als er een kapot is, kan hij in een mum van tijd worden vervangen zonder dat er gegevens verloren gaan.
Moderne harde schijven zoals de EXOS X X18 van Seagate bieden opslagruimte van verscheidene terabytes, wat betekent dat in elk rack capaciteit in de petabyte-reeks kan worden gecreëerd. Dankzij de nieuwste technologie zijn ze perfect ontworpen voor hyperscale toepassingen of clouddatacenters. Met een gemiddelde tijd tussen defecten (MTBF) van ongeveer 2,5 miljoen uur zijn uw gegevens vijf jaar lang beveiligd op de schijf.In tegenstelling tot de andere media zijn NAS-kasten echter duurder, zowel in aanschaf als in onderhoud, maar zonder dat ze fail-safe zijn. Een stroomstoring kan uw hele datacenter lamleggen. Toch zouden vooral grote bedrijven met uitgebreide gegevensback-upconcepten de NAS-optie zorgvuldiger moeten afwegen bij hun keuze. Maar ook kleine ondernemingen kunnen er veel baat bij hebben.
Gegevensback-up via RAID – heeft het zin?
Een veel gebruikt concept voor gegevensback-up is de RAID-methode (Redundant Array of Independent Discs). Hier worden gegevens redundant opgeslagen op onafhankelijke harde schijven – informatie uit bestanden wordt opzettelijk tweemaal opgeslagen om het risico van gegevensverlies zo klein mogelijk te houden. De back-up gebeurt ofwel door spiegeling, via strepen of pariteit – of door een combinatie van deze.
Spiegelen
Bij spiegeling worden alle gegevens volledig op alle harde schijven opgeslagen – ze worden gespiegeld van het bronbestand naar de harde schijven. Je hebt dus minstens twee harde schijven meer nodig. Daarom vereist spiegelen veel capaciteit, maar is het betrekkelijk eenvoudig. Het voordeel van spiegelen is dat de volledige gegevensset op alle harde schijven wordt opgeslagen. Op die manier hebt u volledige reservekopieën van uw bestanden. Als u echter uw mirror bijwerkt met foutieve bestanden, gaat het origineel op alle schijven verloren.
Bespaar met strepen
Opslaan met strepen verdeelt de gegevens over verschillende harde schijven, zodat op elke schijf slechts een deel van de gegevens wordt opgeslagen. Pas als alle harde schijven zijn samengevoegd, krijg je weer de volledige dataset. In tegenstelling tot mirroring loopt u met stripes het risico een deel van de gegevensverzameling te verliezen. Anderzijds is de leessnelheid beduidend hoger. Net als voor spiegelen, zijn ook hier minstens twee harde schijven voor nodig. Met pariteit, daarentegen, heb je minstens drie harde schijven nodig: Hier worden de gegevensreeksen van elkaar gescheiden op de eerste twee, en een combinatie van de gegevensreeksen – een pariteit – wordt opgeslagen op de derde. Op die manier kunt u, als u een schijf verliest, de pariteit gebruiken om de ontbrekende dataset te herberekenen. De RAID-methode is bijzonder geschikt als u al vertrouwt op uitgebreide concepten voor gegevensback-up.
| Cloud | CDs | DVDs | Blu-Rays | Festplatte | Magnetband | NAS | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Haltbarkeit | sehr lang | kurz | moderat | lang | moderat | lang | lang |
| Preis | abhängig von Größe des Unternehmens und der Menge an Daten | günstig | günstig | günstig | günstig | Datenträger günstig; Lesemedium teuer | hoch |
| Datensicherheit | abhängig von der Art der gespeicherten Daten sowie dem Anbieter | bedenklich | bedenklich | bedenklich | relativ sicher | sicher | sicher |
| Aufwand | sehr gering | gering | gering | gering | gering | hoch | moderat |
| Backup-Geschwindigkeit | schnell | moderat | moderat | moderat | abhängig vom Anschluss | langsam | schnell |
Back-up van gegevens kan op verschillende manieren worden gedaan. Welke u kiest, hangt af van de eisen in uw bedrijf. Het maakt niet uit of u kiest voor fysieke data back-up of de cloud variant: Neem een beslissing! Het principe “dat overkomt alleen anderen” is niet van toepassing op gegevensverlies. Er is geen universele oplossing – elk heeft zijn voor- en nadelen. Maar zelfs een eenvoudige gegevensback-up is beter dan helemaal geen back-up. Als het 3-2-1 principe ook geldt, staat niets uw gegevensbeveiliging nog in de weg.
Bild: Adobe Stock
