Vergaderingen zijn een integraal onderdeel van ons werkleven, niet alleen virtueel, maar ook persoonlijk op kantoor. De ruimte hiervoor is beperkt en veel gevraagd. Het is niet ongewoon dat “ruimtevaartgevechten”, verstoringen en andere obstakels voor de productiviteit zich voordoen. Om efficiënt te plannen en de bezetting van conferentieruimten, vergaderzalen en lounges op een zinvolle manier in te richten, zijn er nu een aantal systemen en oplossingen die bedrijven hierin ondersteunen.
Een van deze oplossingen is JOAN. Met JOAN 6 en JOAN 13 biedt deze fabrikant twee verschillende wireless room managers die helpen om de vergaderworkflow in werkomgevingen te optimaliseren.
De JOAN 6 kan worden gebruikt als een interactieve digitale display direct in de vergaderzaal, bijvoorbeeld om spontaan vergaderingen te boeken of te reserveren. JOAN 13 biedt met zijn uitgebreide overzichtsmogelijkheden, zoals kamer- of teamrooster, een optimaal overzicht van de kamerbezetting en de werklast van collega’s. Wat JOAN producten in detail kunnen doen en hoe ze helpen om de beschreven problemen op te lossen, leggen we uit in onze How-to.
Zes functies – één duidelijke technologie en presentatie
De JOAN-producten hebben zes basisfuncties die het plannen van vergaderingen vergemakkelijken. Met name de functies van JOAN 6 en JOAN 13 worden besproken:Joan 6 Functies:
- Real-time booking
- Meet now – Meet later
- Touchscreen
- Gepersonaliseerde weergave
Joan 13 – Functies:
- Room Grid
- Team Grid
- Schedule Board
- Gepersonaliseerde weergave
Real-time Booking – vergaderingen spontaan en gemakkelijk boeken
De real-time boekingsfunctie is beschikbaar voor het JOAN 6 apparaat. Dit maakt het mogelijk om spontaan tijd te boeken voor een vergadering direct in de vergaderzaal en een overzicht te krijgen van welke tijdslots nog beschikbaar zijn. Het is ook geen probleem om de tijden direct op het apparaat te boeken.
“Meet Now” & “Meet later” – boek of breng snel kamers vrij ter plaatse
De functies “Meet now” en “Meet later” zijn ook een JOAN 6-exclusieve functionaliteit waarmee u eenvoudig vergaderzalen en lounges direct op kantoor kunt boeken en reserveren. De functie geeft informatie over de actuele beschikbaarheid en de mogelijkheid tot directe boeking. Als u al een kamer heeft geboekt en deze vervolgens onverwacht niet nodig heeft, kunt u deze weer vrijgeven. De beschikbaarheid van de kamer tot de volgende boeking wordt ook weergegeven en het is mogelijk om vrije tijden te reserveren.
Room Grid – Alles in één oogopslag
Het Room Grid is een functie voor de JOAN 13 die het mogelijk maakt om in één oogopslag de beschikbaarheid van maximaal negen verschillende kamers te zien. Niet alleen de bezettingstijden zijn zichtbaar, maar ook het actuele onderwerp van de bijeenkomst. Daarnaast kan ook de locatie van de vergaderzaal worden weergegeven – dit is vooral handig als de functie bijvoorbeeld in de ontvangsthal of het entreegebied van een bedrijf wordt gebruikt.
Team Grid – Weet of er collega’s beschikbaar zijn
Het Team Grid, ook een JOAN 13-functie, verwijst vooral naar de huidige status van collega’s. Team Grid maakt zichtbaar wat de individuele teamleden op dit moment doen, in welke vergaderingen ze zijn en op welke tijden ze beschikbaar zijn voor vergaderingen en discussies. Vooral in grotere organisaties kan deze functie een enorme besparing aan planning en tijd opleveren.
Schedule Board – De belangrijkste informatie altijd bij de hand
Een andere troef van JOAN 13 is de planningsbordfunctie. Dit geeft gedetailleerde informatie over de huidige vergadering / evenement en maximaal zes vervolgbijeenkomsten / evenementen in dezelfde ruimte. Dit maakt deze functie bijzonder geschikt voor drukbezochte en geboekte ruimtes, evenals voor trainings-/klaslokalen en collegezalen/vervolgingslokalen. De beschikbare informatie omvat de naam van de vergadering, de organisator en de duur van de vergadering.
Custom Content – Gepersonaliseerde displays
Met beide JOAN-producten, JOAN 6 en JOAN 13, is het ook mogelijk om uw eigen inhoud te laten zien. Het enige wat u hoeft te doen is in te loggen op het JOAN-portaal met uw account en daar uw content te uploaden. Na activering en opslag wordt uw eigen content direct op de eindapparaten weergegeven. Het is ook mogelijk om de duur en de frequentie van de weergave van uw eigen inhoud te bepalen.
Integratie van gemeenschappelijke kalenders en systemen
Naast de hoofdfuncties maakt JOAN de integratie van uw eigen kalender en diverse andere systemen mogelijk. Zo kunnen bijvoorbeeld de kalenders van Office 365, G-Suite, Microsoft Exchange en iCalendar in JOAN worden ingevoegd en kunnen de gegevens van deze kalenders zonder problemen worden gebruikt.
Hetzelfde geldt voor de integratie van Microsoft Teams, Slack, Cisco WebEx of Amazon Alexa. Met deze tools en de chatboat van JOAN meetings kan direct geboekt, beheerd, verzonden en weergegeven worden. JOAN integreert dus naadloos in bestaande workflows en zorgt ervoor dat de oplossing ook door het personeel goed wordt geaccepteerd.
JOAN 13 BLACK Room Manager
Naast de JOAN 6 is de JOAN 13 Room Manager de “grote oplossing” van het bedrijf. Dit systeem is gespecialiseerd in het beheer van vergaderingen en vergaderzalen.Het wordt draadloos geïnstalleerd via Wi-Fi. Zodra JOAN 13 is aangesloten op het internet, kan de integratie met bestaande werkkalenders beginnen. Noch IT-kennis, noch opleidingen zijn nodig om JOAN te gebruiken.
De levensduur van de batterij is tot 12 maanden op een enkele lading. Het display van het apparaat is 13,3 inch.
Gebruik van JOAN in verschillende industrieën
De moderne arbeidswereld verandert snel. Om belangrijke zaken niet uit het oog te verliezen en om de teams op de hoogte te houden, zijn vergaderingen en discussies een doorslaggevende constante. Om het werk niet te veel te onderbreken, moeten vergaderingen slim en efficiënt worden gepland. Dit is een bijzondere uitdaging in onze snelle en drukke werkomgeving, waar vergaderingen snel moeten worden opgezet, vaak worden uitgesteld of verplaatst.
Of het nu gaat om mediabedrijven, technologiegroepen, logistieke bedrijven of IT-dienstverleners: Flexibiliteit wordt steeds belangrijker – daarom moeten reserveringssystemen kunnen blijven werken en zich kunnen aanpassen.
De arbeidswereld van morgen – op een display vandaag…
JOAN-producten ondersteunen en bevorderen de positieve transformatie van de moderne arbeidswereld. Waar vroeger, en ook nu nog, kostbare tijd werd en wordt verspild door onjuiste planning, zorgt JOAN voor een soepele planning en processen en verhoogt zo ook de productiviteit en de arbeidstevredenheid.
Door de eenvoud van bediening en installatie kan JOAN in elke werkomgeving worden gebruikt en winstgevend worden toegepast.
