Het onderwerp van de thuiskantoren wint al enkele jaren aan belang. Met de toenemende wereldwijde mobiliteit wordt het steeds gebruikelijker dat werknemers thuis of op hun huidige locatie werken in plaats van op kantoor. Er kunnen echter andere redenen zijn om de voorkeur te geven aan het thuiskantoor. In Duitsland werkt ongeveer vijf procent van alle werknemers thuis. In andere Europese landen liggen de cijfers soms veel hoger.
Veel managers en leidinggevenden maken zich echter zorgen over de productiviteit van hun medewerkers in het thuiskantoor: binnen hun eigen vier muren kan bijvoorbeeld het ontbreken van een volledig uitgeruste werkplek een negatief effect hebben op het werk, of zelfs sommige taken onmogelijk maken. Om het werk vanuit huis succesvol en efficiënt te laten verlopen, is een basisuitrusting nodig, die we hier presenteren.
Een VPN geeft toegang tot de bedrijfsserver
Een Virtual Private Network (kortweg VPN) maakt een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk vanuit huis mogelijk. Zo is de toegang tot bestanden en applicaties op de bedrijfsserver mogelijk zonder tijd of technische hindernissen. De gegevens zijn volledig versleuteld en dus veilig voor de tussenkomst van derden. Hetzelfde werkt ook met een smartphone. Alle informatie over het opzetten van een VPN vindt u hier.Zonder internet is het niet mogelijk
Dit punt ligt voor de hand: om een VPN op te zetten voor alle online activiteiten zoals het versturen en ontvangen van mails, is een betrouwbare internetverbinding essentieel. Omdat er veel wachtwoorden en gevoelige gegevens in het spel zijn, moet het thuis-WLAN worden beveiligd met WPA of WPA2-codering. Zoals reeds vermeld, zorgt een VPN sowieso voor de nodige IT-beveiliging van de uitwisseling met de bedrijfsserver.
Afhankelijk van waar de werkruimte zich ten opzichte van de router bevindt, is het zinvol om één of meer repeaters in te stellen om een stabiele internetverbinding te hebben, zelfs in meer afgelegen delen van de eigen vier muren. Meerdere repeaters kunnen schommelingen in de signaalsterkte voorkomen als de werkruimte in huis af en toe wordt verplaatst. Ook gaassystemen zijn hiervoor zeer populair.
Laptop, scherm en accessoires
Dit punt is op zich ook vanzelfsprekend, maar in het thuiskantoor kunnen andere artikelen nodig zijn. Allereerst is een krachtige PC nodig. De meeste werknemers van het bedrijf nemen hun werklaptop mee naar huis en werken er toch op.
Verder zijn een groot scherm en een stabiel toetsenbord voordelig. Voor videogesprekken via Skype of soortgelijke communicatiekanalen kan het ook raadzaam zijn om een externe webcam en microfoon aan te sluiten op de laptop, omdat deze meestal een betere geluids- en beeldkwaliteit bieden dan de geïntegreerde apparatuur van de laptop. Een headset van goede kwaliteit kan ook zeer nuttig zijn, vooral als er vaak wordt gebeld.Dit leidt ons naar de telefoon zelf. Een functionele telefoon moet deel uitmaken van de basisuitrusting van elk kantoor. Of het nu gaat om een vaste of mobiele telefoon is niet de primaire factor. Belangrijk is dat het voldoet aan de technische eisen voor deelname aan bijvoorbeeld telefoonconferenties.
Er zijn een aantal producten die speciaal voor dit doel zijn ontworpen, die zijn ontworpen om een uitstekende beeld- en geluidskwaliteit te garanderen tijdens videoconferenties – bijvoorbeeld met breedhoek webcams die alle mensen in een ruimte laten zien en niet slechts een deel ervan. Er zijn ook speciale microfoonspeakers die over de ruimte kunnen worden verspreid, die achtergrondgeluiden filteren en zich richten op de persoon die spreekt.
De werkende software mag niet ontbreken
Alle programma’s en hulpmiddelen die nodig zijn voor het werk moeten natuurlijk ook thuis op het werk toegankelijk zijn. Aangezien de bedrijfscomputer, of een ander mobiel apparaat, meestal mee naar huis wordt genomen, zou dit geen probleem moeten zijn aangezien de programma’s op dit apparaat zijn geïnstalleerd.
Als een werknemer naar het thuiskantoor gaat zonder een werk-pc, moet deze vraag vooraf worden opgehelderd. Het is echter altijd raadzaam om een werkcomputer te gebruiken, ook om te voorkomen dat potentieel gevoelige bedrijfsgegevens zich vermengen met privé-bestanden. Dit zou ook leiden tot conflicten met de DSGVO.
Niet te onderschatten: de studie
Om geconcentreerd en in alle rust te kunnen werken is het ook heel belangrijk om in een aparte ruimte met een afsluitbare deur te werken. De werkplek moet ook bestaan uit een bureau en – idealiter – een in hoogte verstelbare bureaustoel. Dit is belangrijk voor een goede en gezonde zithouding en een externe structuur die ordelijk werken ondersteunt.
De ruimtelijke scheiding van de studie van de rest van de woning is belangrijk om grote afleidingen en vermenging van de professional met het privéleven te voorkomen. Dit geldt zowel voor de werknemer zelf als voor de andere bewoners van het huishouden.
Bijzonderheden voor vergaderzalen
In een geglobaliseerde wereld vindt de communicatie vaak plaats via videoconferenties tussen steden en landen. Hiervoor komen de teams samen op één locatie in de vergaderzaal en maken vervolgens via een centraal apparaat verbinding met andere teams of personen via een geselecteerd communicatiekanaal. Vooral in dit geval is het belangrijk dat de technische voorwaarden niet in de weg staan van de communicatie: Transmissievertragingen en vertragingen of vervormingen in beeld of geluid kunnen een videoconferentie vervelend maken.Het is daarom raadzaam om te investeren in technische basisuitrusting die geschikt is voor teamwerk en conferenties. En je hoeft er geen fortuin aan uit te geven. Een goed systeem bevat een webcam die de hele ruimte voor u vastlegt en dus alle conferentieonderwerpen in beeld brengt, evenals geluidsmodules die achtergrondgeluiden kunnen filteren en elke stem in goede kwaliteit kunnen overbrengen en weergeven, ongeacht waar in de ruimte de spreker zich bevindt. Idealiter worden de geluidsmodules verdeeld over de ruimte. Een enkele grote luidspreker met microfoon moet zo centraal mogelijk worden geplaatst.
Zorg voor efficiëntie in het thuiskantoor met de juiste apparatuur
Met de juiste apparatuur voor efficiëntie in het thuiskantoorMet deze basisuitrusting is productief werken vanuit huis mogelijk. Het werk wordt veel gemakkelijker als je in alle rust kunt werken op een goed geoutilleerde werkplek – en trouwens ook je collega’s, zoals bijvoorbeeld bij telefoonconferenties.
Als de omgeving goed is ingericht, kan het thuiskantoor zelfs de productiviteit verhogen en hoeven bazen en managers zich geen zorgen te maken over verminderde efficiëntie in tijden van het thuiskantoor.
