De digitalisering schrijdt onverbiddelijk voort en verandert voortdurend de manier waarop bedrijven werken. In een wereld die zich steeds meer richt op duurzaamheid en efficiëntie, wordt het papierloze kantoor niet alleen een aantrekkelijke optie, maar ook steeds meer een noodzaak. Veel bedrijven worden echter geconfronteerd met uitdagingen als het gaat om het digitaliseren van traditionele papieren processen. Of het nu is om ruimte te besparen, kosten te verlagen, de ecologische voetafdruk te minimaliseren of simpelweg te zorgen voor een betere beschikbaarheid van documenten, de redenen om over te stappen op digitale oplossingen zijn talrijk en gevarieerd.
Volledige digitalisering en GDPR-compliance
De digitalisering van documenten draagt aanzienlijk bij aan het verhogen van de efficiëntie en de naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming. Echter, deze vereist de professionele verwijdering van de originele documenten om voltooid te kunnen worden. Hierbij is het gebruik van een krachtige papiervernietiger cruciaal. Deze is niet alleen nodig voor documenten die niet langer in fysieke vorm hoeven te zijn, maar ook om de bescherming van bedrijfsbelangen en de privacy van klanten en zakenpartners te waarborgen. Dit is vooral belangrijk omdat de General Data Protection Regulation (GDPR) van toepassing is op zowel elektronische als papieren persoonsgegevens.Om naleving te garanderen, is het raadzaam om naast elke scanner een papiervernietiger te plaatsen om ervoor te zorgen dat alle papieren documenten die niet langer nodig zijn onmiddellijk en veilig worden vernietigd. Het is ook essentieel om bekend te zijn met de relevante normen en voorschriften, zoals DIN 66399. Deze norm definieert drie beschermingsklassen en zeven beveiligingsniveaus die aangeven hoe documenten van verschillende gevoeligheidsniveaus moeten worden vernietigd om te zorgen voor een veilige en normconforme gegevensvernietiging.
De beschermingsklassen zijn als volgt ingedeeld:
- Beschermingsklasse 1: Normale beschermingseis voor interne gegevens die geen speciale bescherming nodig hebben, maar niet bestemd zijn voor het publiek.
- Beschermingsklasse 2: Hoge beschermingseisen voor vertrouwelijke gegevens, waarvan de openbaarmaking externe of interne veiligheidsrisico’s met zich mee kan brengen.
- Beschermingsklasse 3: Zeer hoge beschermingseisen voor bijzonder vertrouwelijke en geheime gegevens, waarvan openbaarmaking ernstige schade zou veroorzaken.
De zeven beveiligingsniveaus volgens DIN 66399:
- P-1: Algemene gegevens zoals brochures, catalogi, vouchers …
(niet van toepassing op persoonsgegevens) - P-2: Interne gegevens zoals instructies, formulieren …
(niet van toepassing op persoonsgegevens) - P-3: Gevoelige gegevens zoals offertes, bestellingen, leveringsbonnen …
(snijformaten: 4 x 60 mm, 6 x 50 mm) - P-4: Zeer gevoelige gegevens zoals klantgegevens, belastingdocumenten …
(snijformaten: 4 x 10 mm, 3 x 25 mm, 4 x 40 mm) - P-5: Geheime gegevens zoals balansen, persoonlijke gegevens …
(snijformaten: 2 x 15 mm) - P-6: Zeer veilige gegevens voor onderzoek, ontwikkeling …
(snijformaat: 0,8 x 12 mm) - P-7: Topgeheime gegevens voor het leger, ambassades, geheime diensten …
(snijformaat: 0,8 x 5 mm)
Voor de GDPR-conforme vernietiging van persoonlijke gegevens is ten minste een papiervernietiger met beveiligingsniveau 4 vereist. Een voorbeeld hiervan is de IDEAL Shredcat 8200 met particle cut. Dit apparaat maakt het vrijwel onmogelijk om de versnipperde papieren te reconstrueren. Om alle risico’s tot een minimum te beperken, wordt aanbevolen om alle apparaten af te stemmen op het hoogste beveiligingsniveau dat in het bedrijf vereist is. Dit zorgt voor een effectieve en veilige vernietiging van alle gegevens, ongeacht de beschermingsvereisten.
IDEAL papiervernietigers: veilig, efficiënt en duurzaam
De papiervernietigers van IDEAL bieden uitgebreide oplossingen voor het veilig en duurzaam vernietigen van documenten. Het assortiment varieert van desktop papiervernietigers voor individuele werkstations tot apparaten voor grote hoeveelheden papier. Dit maakt IDEAL een veelzijdige keuze voor een breed scala aan behoeften.
- Veiligheid is een topprioriteit, want alle IDEAL papiervernietigers voldoen aan de vereisten van de GDPR en andere relevante wetten voor gegevensbescherming, waardoor zowel gegevens als gebruikers worden beschermd.
- Hoge kwaliteit is een ander kenmerk van de IDEAL papiervernietigers, die indruk maken met hun duurzaamheid en kleine voetafdruk. Het robuuste ontwerp garandeert een bijna onbeperkte levensduur.
- Overzichtelijkheid wordt bevorderd door het gebruik van papiervernietigers, die helpen om ruimte te creëren door het efficiënt reduceren van bergen bestanden en stapels mappen.
- Dankzij de prestaties van de papiervernietigers kunnen zelfs grote hoeveelheden documenten snel worden verwerkt, waardoor ze ideaal zijn voor digitale archiveringsprocessen.
- Flexibiliteit blijkt uit het vermogen van de papiervernietiger om zich aan te passen aan verschillende hoeveelheden en soorten papier, waardoor vernietiging op basis van behoeften mogelijk is.
- Duurzaamheid is een centraal element van de IDEAL productfilosofie. Van ontwikkeling tot recycling, de apparaten zijn ontworpen om milieuvriendelijk te zijn en bedrijven te ondersteunen in het bereiken van hun ecologische doelen.
Daarnaast biedt IDEAL een LEVENSDUUR garantie op de geharde massief stalen snijassen en wordt het apparaat gekenmerkt door een energiebesparende ZERO-ENERGY stand-by modus. De topservice garandeert snelle en professionele hulp bij technische problemen in heel Duitsland. Dit maakt IDEAL papiervernietigers een betrouwbare keuze voor bedrijven die waarde hechten aan gegevensbescherming, duurzaamheid en ecologische verantwoordelijkheid.
Afbeeldingen: IDEAL
