Les réunions font partie intégrante de notre vie professionnelle, non seulement virtuellement, mais aussi en personne au bureau. L’espace pour cela est souvent limité et très demandé. Il n’est pas rare que des “batailles spatiales”, des perturbations et d’autres obstacles à la productivité se produisent. Afin de planifier efficacement et de concevoir l’occupation des salles de conférence et de réunion de manière significative, il existe désormais un certain nombre de systèmes et de solutions qui aident les entreprises dans ce domaine.
L’une de ces solutions est le JOAN. Avec JOAN 6 et JOAN 13, ce fabricant propose deux gestionnaires de salle différents qui contribuent à optimiser le déroulement des réunions dans les environnements de travail.
Le JOAN 6 peut être utilisé comme un affichage numérique interactif directement dans la salle de réunion, par exemple pour réserver ou pré-réserver spontanément des réunions. Le JOAN 13, avec ses options de vue d’ensemble étendues, telles que la grille des salles ou des équipes, offre un aperçu optimal de l’occupation des salles et de la charge de travail des collègues. Nous expliquons en détail ce que les produits JOAN peuvent faire et comment ils aident à résoudre les problèmes décrits dans notre guide pratique.
Six fonctions – technologie et présentation claires
Les produits JOAN ont six fonctions de base qui facilitent la planification des réunions. En particulier, les fonctions de JOAN 6 et JOAN 13 sont discutées :Les fonctions de Joan 6 :
- Réservation en temps réel
- Rendez-vous maintenant – Rendez-vous plus tard
- Écran tactile
- Affichage personnalisé
Joan 13 – Fonctions
- Grille des salles
- Grille d’équipe
- Tableau des horaires
- Affichage personnalisé
Réservation en temps réel – réservez des réunions spontanément et facilement
La fonction de réservation en temps réel est disponible pour le dispositif JOAN 6. Il est ainsi possible de réserver spontanément du temps pour une réunion directement dans la salle de réunion et d’avoir un aperçu des créneaux horaires encore disponibles. Il n’y a pas non plus de problème pour réserver des horaires directement sur l’appareil.
“Meet now” & “Meet later” – réservez ou libérez rapidement des salles sur place
Les fonctions “Meet now” et “Meet later” sont également une fonctionnalité exclusive de JOAN 6 qui vous permet de réserver facilement des salles de réunion et des salons directement dans le bureau. Cette fonction fournit des informations sur les disponibilités actuelles et la possibilité de réserver directement. Si vous avez déjà réservé une salle et que vous n’en avez plus besoin, vous pouvez la libérer à nouveau. La disponibilité de la salle jusqu’à la prochaine réservation est également affichée et il est possible de réserver des horaires libres.
Grille des salles – en un seul coup d’œil
La grille des pièces est une fonction du JOAN 13 qui vous permet de voir d’un seul coup d’œil la disponibilité de neuf salles différentes au maximum. Non seulement les temps d’occupation sont visibles, mais aussi le sujet actuel de la réunion. En outre, l’emplacement de la salle de réunion peut également être affiché – ce qui est particulièrement utile si la fonction est utilisée dans le hall d’accueil ou dans la zone d’entrée d’une entreprise, par exemple.
Grille d’équipe – Savoir si des collègues sont disponibles
La grille d’équipe, également une fonction de JOAN 13, se réfère principalement à la situation actuelle des collègues. La grille d’équipe rend visible ce que font actuellement les membres de l’équipe, les réunions auxquelles ils participent et les heures auxquelles ils sont disponibles pour des réunions et des discussions. Cette fonction peut permettre, en particulier dans les grandes organisations, de gagner énormément de temps et d’efforts de planification.
Tableau des horaires – Les informations les plus importantes toujours à portée de main
Un autre atout de JOAN 13 est la fonction de tableau d’affichage des horaires. Il fournit des informations détaillées sur la réunion ou l’événement en cours et jusqu’à six réunions ou événements de suivi dans la même salle. Cette fonction est donc particulièrement adaptée aux salles très fréquentées, ainsi qu’aux salles de formation ou salles de classes et aux salles de conférence. Les informations disponibles comprennent le nom de la réunion, l’organisateur et la durée de la réunion.
Contenu personnalisé – Affichages personnalisés
Avec les deux produits JOAN, JOAN 6 et JOAN 13, il est également possible de montrer votre propre contenu. Il vous suffit de vous connecter au portail JOAN avec votre compte et d’y télécharger votre contenu. Après l’activation et le stockage, votre propre contenu est affiché directement sur les appareils finaux. Il est également possible de définir la durée et la fréquence de l’affichage de votre propre contenu.
Intégration de calendriers et de systèmes communs
En plus des fonctions principales, JOAN permet l’intégration de votre propre calendrier et de divers autres systèmes. Par exemple, les calendriers d’Office 365, G-Suite, Microsoft Exchange et iCalendar peuvent être insérés dans JOAN et les données qu’ils contiennent peuvent être utilisées sans problème.
Il en va de même pour l’intégration de Microsoft Teams, Slack, Cisco WebEx ou Amazon Alexa. Avec ces outils et le chatboat de JOAN, les réunions peuvent être réservées, gérées, envoyées et affichées directement. JOAN s’intègre donc parfaitement dans les flux de travail existants et veille à ce que la solution soit également bien acceptée par la main-d’œuvre.
JOAN 13 Responsable de la salle noire
Outre le JOAN 6, le chef de salle du JOAN 13 est la solution adaptée au monde de l’entreprise. Ce système est spécialisé dans la gestion des réunions et des salles de conférence.Il est installé sans fil via le Wi-Fi. Dès que JOAN 13 sera connecté à l’Internet, l’intégration avec les calendriers de travail existants pourra commencer. Ni connaissances informatiques, ni cours de formation ne sont nécessaires pour utiliser JOAN.
La durée de vie de la batterie peut atteindre 12 mois sur une seule charge. L’affichage de l’appareil est de 13,3 pouces.
Utilisation de JOAN dans différentes industries
Le monde du travail moderne évolue rapidement. Afin de ne pas perdre de vue les choses importantes et de maintenir les équipes à jour, les réunions et les discussions sont une constante décisive. Afin de ne pas trop interrompre le travail, les réunions doivent être planifiées de manière intelligente et efficace. C’est un défi particulier dans notre environnement de travail rapide et chargé, où les réunions doivent être organisées rapidement, sont souvent reportées ou reprogrammées.
Que ce soit dans les entreprises de médias, les groupes technologiques, les entreprises de logistique ou les prestataires de services informatiques : La flexibilité devient de plus en plus importante – c’est pourquoi les systèmes de réservation doivent pouvoir suivre et s’adapter.
Le monde du travail de demain – sur un écran aujourd’hui
Les produits JOAN soutiennent et promeuvent la transformation positive du monde du travail moderne. Alors que par le passé, et même aujourd’hui, un temps précieux est gaspillé à cause d’une mauvaise planification, JOAN assure une planification et des processus fluides et augmente ainsi la productivité et la satisfaction au travail.
Grâce à la simplicité de son fonctionnement et de son installation, JOAN peut être utilisé et appliqué de manière rentable dans n’importe quel environnement de travail.
