La numérisation progresse inexorablement et modifie en permanence la manière dont les entreprises opèrent. Dans un monde qui mise de plus en plus sur la durabilité et l’efficacité, le bureau sans papier n’est pas seulement une option attrayante, mais devient de plus en plus une nécessité. Cependant, de nombreuses entreprises sont confrontées à des défis lorsqu’il s’agit de numériser les processus papier traditionnels. Qu’il s’agisse de gagner de la place, de réduire les coûts, de minimiser l’empreinte écologique ou tout simplement de garantir une meilleure disponibilité des documents, les raisons de passer à des solutions numériques sont nombreuses.
Numérisation complète et conformité au RGPD
La numérisation des documents contribue significativement à l’amélioration de l’efficacité et à la conformité aux règles de protection des données. Cependant, elle nécessite l’élimination appropriée des documents originaux pour être complète. Dans ce contexte, l’utilisation d’un destructeur de documents performant est essentielle. Ce dispositif est nécessaire non seulement pour les documents qui n’ont plus besoin d’être sous forme physique, mais aussi pour protéger les intérêts de l’entreprise ainsi que la vie privée des clients et des partenaires commerciaux. Cette mesure est particulièrement importante, étant donné que le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique tant aux données personnelles électroniques qu’à celles sur papier.Pour garantir la conformité, il est recommandé de placer un destructeur de documents à côté de chaque scanner afin de s’assurer que tous les documents papier qui ne sont plus nécessaires sont détruits immédiatement et en toute sécurité. En outre, il est indispensable de se pencher sur les normes et réglementations pertinentes, comme la norme DIN 66399. Cette norme définit trois classes de protection et sept niveaux de sécurité qui indiquent comment détruire des documents de différents degrés de sensibilité afin de garantir une destruction des données sûre et conforme aux normes.
Les classes de protection s’articulent comme suit :
- Classe de protection 1 : besoin de protection normal pour les données internes qui ne nécessitent pas de protection particulière, mais qui ne sont toutefois pas destinées au public.
- Classe de protection 2 : besoin de protection élevé pour les données confidentielles dont la divulgation pourrait entraîner des risques externes ou internes.
- Classe de protection 3 : besoin de protection très élevé pour les données particulièrement confidentielles et secrètes dont la divulgation causerait de graves dommages.
Les sept niveaux de sécurité selon la norme DIN 66399 :
- P-1 : Données générales telles que prospectus, catalogues, bons …
(non applicable aux données à caractère personnel) - P-2 : Données internes telles que les instructions, les formulaires …
(non applicable aux données à caractère personnel) - P-3 : Données sensibles telles que les offres, les commandes, les bons de livraison …
(dimensions de coupe : 4 x 60 mm, 6 x 50 mm) - P-4 : Données très sensibles telles que données clients, documents fiscaux …
(dimensions de coupe : 4 x 10 mm, 3 x 25 mm, 4 x 40 mm) - P-5 : Données confidentielles telles que bilans, données personnelles …
(dimensions de coupe : 2 x 15 mm) - P-6 : Données de haute sécurité pour la recherche, le développement …
(dimension de coupe : 0,8 x 12 mm) - P-7 : Données top-secrètes pour l’armée, les ambassades, les services secrets…
(dimension de coupe : 0,8 x 5 mm)
Pour détruire des données personnelles conformément au RGPD, il est nécessaire d’avoir au moins un destructeur de documents de niveau de sécurité 4. Un exemple est le Shredcat 8200 d’IDEAL, équipé d’une coupe en particules, qui rend pratiquement impossible la reconstitution des papiers découpés. Afin de minimiser tous les risques, il est recommandé d’aligner tous les appareils sur le niveau de sécurité le plus élevé requis dans l’entreprise. Cela garantit une destruction efficace et sûre de toutes les données, indépendamment de leur besoin de protection.
Destructeurs de documents IDEAL : sûrs, efficaces et durables
Les destructeurs de documents IDEAL offrent des solutions complètes pour une destruction sûre et durable des documents. La gamme d’appareils s’étend des destructeurs de bureau pour les postes de travail individuels aux destructeurs de grande capacité pour les gros volumes de papier, ce qui fait d’IDEAL un choix polyvalent pour les besoins les plus divers.
- La sécurité est une priorité, car tous les destructeurs IDEAL répondent aux exigences du RGPD et d’autres lois pertinentes sur la protection des données, tout en protégeant à la fois les données et les utilisateurs.
- La haute qualité est une autre caractéristique des destructeurs de documents IDEAL, qui convainquent par leur longévité et leur faible encombrement. Leur construction robuste garantit une durée de vie presque illimitée.
- La clarté est favorisée par l’utilisation d’appareils qui aident à libérer de l’espace en réduisant efficacement les montagnes de dossiers et les piles de classeurs.
- La performance des destructeurs permet de traiter rapidement de grandes quantités de documents, ce qui les rend idéaux pour les processus d’archivage numérique.
- La flexibilité se traduit par la capacité des destructeurs à s’adapter à différents volumes et types de papier, ce qui permet de les détruire en fonction des besoins.
- La durabilité est un élément central de la philosophie des produits IDEAL. Les appareils sont conçus dans le respect de l’environnement, de la conception au recyclage, et aident les entreprises à atteindre leurs objectifs écologiques.
De plus, IDEAL offre une garantie à vie sur les arbres de coupe en acier trempé et se distingue par un mode veille ZERO-ENERGY économe en énergie. Le service d’assistance rapide et professionnel est disponible dans toute l’Allemagne en cas de problèmes techniques. Les destructeurs de documents IDEAL constituent donc un choix fiable pour les entreprises qui attachent de l’importance à la protection des données, à la longévité et à la responsabilité écologique.
Images : IDEAL
